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DÉCLARATION DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

Version applicable à compter du 25/05/2018

Dans le cadre de nos activités professionnelles, AKIRA Translations est responsable du traitement de données à caractère personnel. Comme nous accordons une grande importance au respect de la vie privée, nous nous engageons à traiter ces données à caractère personnel de manière légale, correcte et transparente, conformément à la législation belge sur la protection de la vie privée et aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « le Règlement général sur la protection des données »).

 

1. Responsable du traitement

En tant que responsable du traitement, AKIRA Translations assure le traitement correct des données à caractère personnel concernées. Si vous avez questions ou si vous souhaitez exercer vos droits à cet égard, vous pouvez par conséquent prendre contact avec :

AKIRA Translations SA
Rue de la Loi 26/11
1040 Bruxelles (BE)
Numéro d’entreprise : 0888.181.785
E-mail : privacy@akiratranslations.be

 

2. Qui est concerné par notre collecte des données à caractère personnel ?

La présente Déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données à caractère personnel de clients particuliers (potentiels), de personnes de contact de clients professionnels (potentiels), de prospects, de fournisseurs free-lance, de personnes de contacts de fournisseurs professionnels et d’utilisateurs de ce site web.

 

3. Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

a. Les informations que vous nous fournissez vous-même

Dans le cadre de nos activités professionnelles, nous sommes autorisés à collecter les catégories suivantes de données à caractère personnel :

  • Données d’identification personnelle : nom, adresse, coordonnées, etc.
  • Données d’identification financière : nom et numéro d’entreprise, numéro de TVA, numéro de compte en banque, etc.
  • Données relatives à la formation (pour les fournisseurs free-lance) : curriculum académique, aptitude professionnelle, etc.
  • Données professionnelles (pour les fournisseurs free-lance) : activités professionnelles, expérience professionnelle, sujets de spécialisation, etc

 

b. Les informations conservées automatiquement

Dans le cadre de l’utilisation de ce site web, nous collectons des cookies. Pour en savoir plus à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre politique en matière de cookies.

 

4. Pourquoi et sur quelle base utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel :

  • dans le cadre d’un accord contractuel (ou pour prendre les mesures nécessaires à votre demande avant de conclure un accord),
  • dans notre intérêt légitime, afin de fonctionner en tant qu’entreprise et pour envoyer des communications informatives ou commerciales dans le cadre d’une relation professionnelle existante (étant entendu que vous avez toujours la possibilité d’indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir cette communication),
  • si vous y avez préalablement consenti,
  • afin de respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous utilisons et traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • Gestion générale de la relation avec des fournisseurs et clients (potentiels) lors de l’exécution d’un accord ou de la réponse à une demande d’offre.
  • Envoi d’enquêtes de satisfaction et de communications commerciales concernant les promotions et les nouveaux services dans le cadre de notre relation professionnelle avec les clients.
  • Envoi de communications commerciales concernant les promotions de tiers et des invitations pour nos événements fournisseurs dans le cadre de notre relation professionnelle avec les fournisseurs.
  • Réponse aux demandes de contact et aux demandes d’offre par le biais de formulaires sur ce site web.
  • Offre d’une expérience utilisateur sûre, optimisée et personnelle sur notre site web.

 

5. Qui a accès à vos données ?

Vos données à caractère personnel sont traitées exclusivement en vue d’un usage privé au sein d’AKIRA Translations. Vos données à caractère personnel ne sont en aucun cas vendues, transmises ou mises à la disposition de tiers, sauf si vous nous avez donné votre accord préalable explicite en ce sens.

Seuls les collaborateurs qui doivent absolument accéder à vos données à caractère personnel pour exécuter leur tâche ont accès à vos données à caractère personnel. Ces collaborateurs doivent respecter des conditions strictes en matière de discrétion afin de garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nous sommes autorisés à faire appel à des prestataires de services qui traitent vos données à caractère personnel sur demande et au nom d’AKIRA Translations (p. ex., fournisseurs de services informatiques, avocats, comptables et conseillers dans le cadre d’une assistance fiscale). Un accord de traitement est toujours conclu avec ces sous-traitants, conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données.

 

6. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités visées ou pour satisfaire à la réglementation et à la législation applicables.

Le point de départ est le délai de conservation légal. Concrètement, cela signifie par exemple que la majorité des données de clients et de fournisseurs (potentiels) sont conservées jusqu’à 10 ans après la fin de l’accord contractuel.

Les données à caractère personnel de prospects sont conservées pendant 5 ans à compter du dernier contact. Il va de soi que les prospects peuvent toujours supprimer leurs données à caractère personnel.

 

7. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous considérons la protection de vos données à caractère personnel comme une priorité et prenons par conséquent des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher l’abus, la perte, l’accès non autorisé, la divulgation non désirée et la modification non autorisée.

Si vos données à caractère personnel devaient néanmoins être violées et que cette violation comporte un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons sur-le-champ conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données.

 

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la législation et à la réglementation applicables, vous bénéficiez d’un droit de :

  • Consultation : si vous pouvez prouver votre identité, vous avez le droit d’être informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel.
  • Correction : si vous estimez que vos données à caractère personnel sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient adaptées.
  • Suppression : sous certaines conditions, vous avez aussi le droit d’effacer vos données à caractère personnel.
  • Limitation du traitement des données : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, en particulier en cas de contestation de l’exactitude des données, si les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire ou pendant la période nécessaire pour AKIRA Translations de vérifier si vous pouvez exercer valablement votre droit d’effacement.
  • Opposition : vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à votre situation spécifique. Vous disposez d’un droit absolu de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
  • Retrait de votre consentement : si vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement.
  • Portabilité des données : dans la mesure où la loi le permet, vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies ou, dans la mesure où cela se révèle possible sur le plan technique, de les transmettre à un tiers dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Si vous souhaitez exercer un de ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@akiratranslations.be. Veuillez mentionner clairement quel droit vous voulez exercer et envoyer un scan ou une copie de votre carte d’identité afin que nous puissions vous identifier.

Nous vous enverrons une réponse dans les plus brefs délais, au plus tard 1 mois après la réception de la demande.

 

9. Questions ou réclamations

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la collecte, le traitement et l’utilisation de vos données à caractère personnel ou l’exercice de vos droits à cet égard, n’hésitez pas à nous contacter via privacy@akiratranslations.be.

Si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits de la manière stipulée ci-dessus, vous avez également le droit de prendre contact avec ou de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données (www.privacycommission.be).

 

10. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente Déclaration de confidentialité. Vous retrouverez toujours la version la plus récente sur cette page web. Nous serez toutefois informés de tous changements significatifs apportés à la présente Déclaration de confidentialité.